Wydatki kwalifikowane w projektach unijnych – co można, a czego nie można rozliczyć?

Dobrze zaplanowany budżet to połowa sukcesu. Druga połowa to prawidłowe rozliczenie wydatków. Jeśli korzystasz z funduszy europejskich w Polsce, wiesz, że zasady bywają zawiłe. Dobra wiadomość jest taka, że da się je opanować i użyć na własną korzyść. Wystarczy zrozumieć, czym są wydatki dopuszczalne, jakie warunki muszą spełnić i jak je udokumentować. Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik oparty na bieżących zasadach dla perspektywy 2021–2027, doświadczeniach z kontroli oraz sprawdzonych metodach pracy z instytucjami.

Ten tekst pomoże Ci planować, wydawać i rozliczać środki z głową. Bez zbędnej biurokracji, z większym spokojem i poczuciem kontroli.

Czym są koszty kwalifikowalne i gdzie szukać zasad?

W projektach współfinansowanych ze środków UE możesz rozliczać tylko te wydatki, które są niezbędne do osiągnięcia celu i spełniają określone wymogi. Brzmi ogólnie, więc przełóżmy to na konkret. Podstaw źródeł jest kilka. Najpierw dokumenty unijne dla perspektywy 2021–2027, potem krajowe wytyczne Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej, a na koniec regulamin konkursu oraz umowa o dofinansowanie. To właśnie te dwa ostatnie dokumenty rozstrzygają w praktyce, co wolno w danym projekcie. Warto też korzystać z podręczników beneficjenta i odpowiedzi na najczęstsze pytania publikowanych przez instytucje pośredniczące.

Z mojego doświadczenia wynika, że najwięcej nieporozumień bierze się z czytania jednego źródła w oderwaniu od reszty. Zawsze patrz warstwowo. Najpierw regulamin i umowa, następnie wytyczne krajowe, a dopiero później ogólne rozporządzenia. Dlaczego tak? Bo programy różnią się detalami. Efs plus inaczej ujmuje koszty pośrednie niż efrr. Horyzont europa ma własne zasady stawek jednostkowych. Wniosek jest prosty. Szukaj odpowiedzi w dokumentach swojego naboru i nie bój się zadawać pytań opiekunowi projektu. Krótka konsultacja potrafi oszczędzić tygodnie poprawek.

Jakie warunki musi spełniać każdy wydatek?

Aby wydatek dało się rozliczyć, musi przejść kilka prostych testów. Zaczynamy od zasadności. Wydatek powinien być niezbędny dla działań opisanych we wniosku i proporcjonalny do efektu. Dalej termin. Koszt musi być poniesiony w okresie kwalifikowalności z umowy. Liczy się data wykonania usługi lub dostawy oraz zapłaty zgodnie z zasadami programu. Potrzebna jest też właściwa dokumentacja. Faktura, protokół odbioru, potwierdzenie zapłaty, opis merytoryczny, czasem zdjęcia lub raport. Mniej papierów wymagają metody uproszczone, ale o tym za chwilę.

W polskich projektach częsty jest wymóg konkurencyjności. Jeśli nie podlegasz pzp, stosujesz zasadę konkurencyjności lub rozeznanie rynku, zwykle przez publikację zapytania na bazie konkurencyjności lub własnej stronie. Do tego dochodzą polityki horyzontalne. Wydatek nie może stać w sprzeczności z zasadą niedokonywania poważnych szkód dla środowiska, ma uwzględniać równe szanse i dostępność. Pamiętaj też o zakazie podwójnego finansowania. Ten sam koszt nie może być opłacony dwa razy z publicznych pieniędzy. Gdy masz wątpliwość, zrób krótką notatkę wyjaśniającą cel wydatku i odłóż ją do teczki. Kontrola to doceni.

Jak podzielić budżet na koszty bezpośrednie i pośrednie?

Dobrze skrojony budżet ułatwia życie. Koszty bezpośrednie to te, które da się przypisać do konkretnego działania w projekcie. Przykłady to wynagrodzenia osób pracujących przy zadaniu, zakup materiałów do testów, usługi doradcze wykorzystywane w danym etapie. Koszty pośrednie to zaplecze. Księgowość, czynsz, energia, sprzątanie, drobne materiały biurowe, ogólne wsparcie administracyjne. Nie rozliczasz ich po fakturach, tylko ryczałtem. W wielu programach stosuje się ustalone procenty, często zależne od wartości kosztów osobowych lub innych kategorii. Wysokość wskaźnika określa regulamin konkursu.

Jak uniknąć mieszania kategorii? Przede wszystkim trzymaj się prostej zasady. Co wspiera cały projekt, idzie w koszty pośrednie. Co służy konkretnemu zadaniu, trafia do bezpośrednich. Nie dziel jednego wydatku na pół, jeśli nie ma ku temu twardych podstaw. W razie wątpliwości lepiej przypisać wydatek do pośrednich i skorzystać z ryczałtu. Zaleta ryczałtu jest duża. Nie zbierasz faktur na prąd i papier, nie liczysz proporcji. Masz stałą kwotę wynikającą z budżetu i harmonogramu. To oszczędza czas i ogranicza ryzyko korekt.

Jak rozliczać wynagrodzenia i współpracę z personelem?

Koszty pracy to zwykle największa część budżetu. Akceptowane są różne formy. Umowa o pracę, zlecenie, dzieło, a także współpraca b2b, o ile spełnia zasady programu. Stawki muszą być rynkowe i spójne z polityką kadrową w Twojej organizacji. Jeżeli ktoś pracuje na część etatu przy projekcie, prowadź ewidencję czasu. W praktyce sprawdzają się proste karty z opisem zadań i godzin. Gdy pracownik jest przypisany do projektu w 100 procentach, wiele instytucji dopuszcza oświadczenie zamiast kart. Sprawdź, czy Twój program to przewiduje.

Pamiętaj o pełnym koszcie pracodawcy. Składki, fundusze, odpisy, a czasem także premie, dodatki i nadgodziny. Dodatki są rozliczalne, jeśli wynikają z regulaminu wynagradzania, zostały przyznane sprawiedliwie i są związane z projektem. Współpraca z ekspertami na b2b lub podwykonawstwo też jest możliwa. Różnica jest taka, że podwykonawstwo bywa limitowane, wymaga konkurencyjnego wyboru i często nie wchodzi do podstawy ryczałtu na koszty pośrednie. Staraj się opisywać zakres prac już na etapie budżetu. Kontrola lubi widzieć, za co płacisz. Krótkie sprawozdania merytoryczne do faktur świetnie domykają dokumentację.

Jak kupować towary i usługi zgodnie z zasadami?

Zakupy w projektach to temat, który potrafi dać w kość. Na szczęście da się go uporządkować. Jeśli jesteś zamawiającym w rozumieniu pzp, stosujesz ustawę. Gdy nie podlegasz pzp, obowiązuje zasada konkurencyjności albo rozeznanie rynku według progów z wytycznych. Praktyka jest taka. Publikujesz zapytanie, określasz przejrzyste kryteria, zbierasz oferty, sporządzasz protokół. W Polsce wygodnie korzystać z bazy konkurencyjności. Sprawdza się też własna strona oraz wysyłka zapytań do kilku wykonawców.

Uważaj na dzielenie zamówień, sztuczne zawyżanie wymagań i konflikt interesów. Jeśli ktoś z zespołu jest powiązany z oferentem, złóż oświadczenie i wyłącz tę osobę z procesu. Pisz specyfikacje w sposób neutralny, bez wskazywania marek, chyba że uzasadnisz równoważność. Usługi doradcze, szkoleniowe czy badawcze również możesz finansować, o ile są powiązane z celem projektu i dają wymierny rezultat. Dokumentuj wybór, a do umowy załącz opis prac i harmonogram. Po zakończeniu prac dołącz raport, protokół odbioru i potwierdzenie płatności. To tworzy kompletną ścieżkę audytu, która broni się przy kontroli.

Jak ująć środki trwałe, amortyzację i podatek VAT?

Sprzęt, oprogramowanie, maszyny i licencje to częste pozycje w budżetach inwestycyjnych i b+r. Zakup jest rozliczalny, gdy urządzenie służy projektowi i pozostaje w dyspozycji beneficjenta. Jeśli wykorzystujesz środek tylko częściowo, stosuj proporcję. Alternatywą bywa leasing operacyjny, który w wielu programach można finansować w zakresie rat netto i opłat, pod warunkiem braku ukrytych kosztów. Gdy nie kupujesz nowego sprzętu, a wybierasz używany, przygotuj oświadczenie dostawcy o pochodzeniu i braku wcześniejszego dofinansowania oraz potwierdzenie, że cena jest korzystna względem nowego.

W przypadku dłuższych projektów opłacalne bywa rozliczanie amortyzacji zamiast pełnego zakupu. Do kosztów wchodzą odpisy w okresie realizacji i w części wykorzystanej na zadania projektowe. Dotyczy to także wartości niematerialnych, jak licencje i patenty, o ile są niezbędne. Podatek vat rozliczysz tylko wtedy, gdy nie masz prawnej możliwości jego odzyskania. Złotą zasadą jest spójność. Jeśli w budżecie deklarujesz vat jako niekwalifikowalny, nie możesz go potem dopisać. Instytucje często wymagają oświadczenia o braku prawa do odliczenia oraz opinii księgowego. Podatki dochodowe, kary, odsetki za zwłokę nie wchodzą do kosztów. Opłaty bankowe i prowizje kursowe związane z projektem zwykle tak, o ile są racjonalne i udokumentowane.

Jakie wydatki są wykluczone i jak unikać błędów

Nie wszystko da się sfinansować ze środków unijnych. Do typowych wyłączeń należą:

• kary, grzywny, odsetki za zwłokę
• wydatki reprezentacyjne, alkohol, prezenty o znacznej wartości
• rezerwy, odpisy aktualizujące, straty z tytułu różnic kursowych
• koszty niezwiązane z celem projektu lub nadmierne względem rynku
• wydatki poniesione poza okresem kwalifikowalności
• wydatki bez zachowania konkurencyjności lub przy konflikcie interesów

Błędy mają powtarzalny charakter. Najczęstsze to źle opisane faktury, brak jednoznacznego powiązania wydatku z zadaniem, brak protokołów odbioru, zbyt późno ogłoszone postępowanie, dzielenie zamówień na części, niewłaściwe stawki diet, brak kart czasu pracy. Dobra praktyka to proste checklisty dla każdej kategorii kosztów i krótkie instrukcje dla zespołu. Warto wyznaczyć jedną osobę do weryfikacji kompletności dokumentów. Pomaga też oddzielna ewidencja księgowa projektu i stałe nazewnictwo plików. Gdy planujesz zmianę budżetu, złóż zapytanie do instytucji przed wydatkiem. Lepiej poprosić o akcept niż tłumaczyć się po fakcie. Dzięki temu unikniesz korekt, a rozliczenie przebiegnie gładko.

Na koniec pamiętaj, że instytucje są po to, by pomóc. Dobrze uzasadnione decyzje, rozsądne ceny i porządna dokumentacja tworzą opowieść, którą audyt czyta z przyjemnością. A gdy Twoje wydatki bronią się merytorycznie, projekt nie tylko przechodzi kontrolę, ale przede wszystkim dowozi realne rezultaty. I o to w tym wszystkim chodzi.