3 fakty, które przekonają Cię, że program do fakturowania jest rozwiązaniem dla Ciebie

Mali przedsiębiorcy prowadzący własną (często jednoosobową) działalność zadają sobie pytanie, jak usprawnić działalność swojej firmy i obniżyć koszty jej funkcjonowania. Szukając oszczędności prędzej czy później trafią na program do fakturowania. A skoro o nim mowa: jakie korzyści niesie z sobą zakup własnego programu do fakturowania? Oto 3 fakty, które przekonają Cię do tego rozwiązania.

Pojęcie faktura jest utożsamiane z rachunkiem. Wystawianie faktur, zwłaszcza faktury VAT, oznacza jednak konieczność przestrzegania określonych przepisów wynikających z obowiązków księgowo-podatkowych. Wystawiając fakturę należy pamiętać o nadaniu jej odpowiedniego numeru, umieszczeniu pełnych danych klienta i własnych, opisie sprzedanych produktów czy usług, bezbłędnym wpisaniu numeru konta. W dalszej kolejności niezbędne jest monitorowanie wpływów i reagowanie na przeterminowane płatności. Wszystkie te czynności wymagają uwagi, śledzenia przepisów i czasu, czego osobom zajmującym się w małych firmach wszystkim co związane jest z ich funkcjonowaniem najczęściej brakuje. Błędy w fakturowaniu to konieczność wymiany dokumentów, opóźnienia w realizacji zobowiązań, a tym samym brak gotówki na realizację niezbędnych zakupów do prowadzenia dalszej działalności – mówi Tomasz Lesik z firmy intaxo.pl.

Koszty uzyskania kredytu obrotowego, a następnie jego oprocentowanie są dla małych firm z reguły poza zasięgiem, więc właściwe zarządzanie fakturami jest dla tej wielkości przedsiębiorstw bardzo istotne. Własny program do wystawiania faktur jest w przypadku wymienionych powyżej problemów bardzo pomocy.

Program do fakturowania to zgodność z przepisami prawa

Wzory faktur w programie do fakturowania opierają się na gotowych szablonach, które trzeba uzupełnić. Zawierają one wszystkie niezbędne rubryki, by gotowy dokument był zgodny z obowiązującymi przepisami. Dodatkowo istnieje możliwość dodania do nich elementów właściwym identyfikacji wizualnej tj.: logo, uzupełnienia o zapisy typu ostrzeżenie o naliczaniu odsetek w przypadku przeterminowania płatności, podania adresy strony internetowej, filii sklepów, dodatkowych numerów telefonów itp. Przepisy wymagają również przechowywania dokumentów księgowych przez kreślony okres. Dobry program do wystawiania faktur zachowuje wszystkie niezbędne kopie bez konieczności przygotowywania ich w wersji papierowej i przechowywania latami w segregatorach.

Automatyczny import danych?

Program do fakturowania ma również kilka dodatkowych przydatnych funkcji, które można wykorzystać w pracach administracyjno-biurowych. Przy jego pomocy można np.: zaimportować dane do zaadresowania kopert, przygotować ofertę, przygotować wezwanie do zapłaty itp. W przypadku firm zatrudniających dodatkowe osoby poza właścicielem przydatna jest funkcja stopniowania praw dostępu do danych zawartych w programie. Można część informacji wykluczyć z ogólnego dostępu i określonym pracownikom przyznać prawa administracji w zakresie wynikającym z ich codziennych obowiązków.

Inne funkcje programu do fakturowania

Dzięki księgowości online łatwo jest monitorować płatności, kontrolować wpływy, sporządzać statystyki dotyczące obrotów. Wiele z tych funkcji jest kluczowych, by utrzymać płynność finansową i w razie potrzeby podjąć odpowiednie środki zaradcze zapobiegające zbankrutowaniu i w konsekwencji likwidacji firmy.

Samodzielne wystawanie faktur nie jest trudne, bo program do fakturowania bazuje na gotowych wzorach, które trzeba we właściwy sposób uzupełnić. Przedsiębiorcy, którzy okresowo decydują się na konsultację z biurem rachunkowym mogą w łatwy sposób przyznać mu dostęp przez interfejs API. To rozwiązanie jest bardzo istotne, bo eliminuje konieczność dostarczania papierowej dokumentacji. Korzyści wynikające z księgowości online są nie do przecenienia. Pozostaje pytanie, jaki program do fakturowania wybrać. Niezależnie od tego, czy wystawiamy 2-3 faktury z miesiącu, czy mamy więcej klientów i wysokie obroty, program do fakturowania będzie rozwiązaniem dobrym dla każdej firmy. Program do fakturowania jest podstawą niezawodnej pracy firmy na kilka lat, zapewnia niezbędne uaktualnienia wynikające ze zmiany przepisów i możliwość konsultacji w razie problemów z obsługą czy instalacją.